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¿Qué hace que un equipo de trabajo virtual funcione?

Durante las últimas semanas, China se ha enfrentado a una prueba sin precedentes de la capacidad de recuperación de su economía. Hablando con colegas y amigos, está claro que todo el país, y el mundo, están ansiosos por volver a trabajar como antes, pero todos nos hemos enfrentado a barreras como cierres de oficinas y cuarentenas que conducen al trabajo virtual. Se están tomando todas las acciones necesarias para combatir el coronavirus, pero aún así es frustrante para todos los involucradosy no todos los equipos se adaptan bien,  entonces … ¿qué hace que el trabajo virtual funcione?.

Mi estimación aproximada es que la mitad de China ha estado trabajando desde casa estas últimas semanas, y para nosotros aquí en EF este es ciertamente el caso. Desde el brote del virus, le hemos pedido a nuestro personal que continúe trabajando normalmente, pero desde la seguridad de sus hogares, y lo mismo ocurre con muchas empresas en las que trabajamos dentro de China, tanto empresas multinacionales como empresas estatales.

Retos de los equipos de trabajo virtual para que funcionen

Un desafío que enfrentan las empresas ahora es que el trabajo virtual o remoto no es parte de la cultura y muchos líderes no están seguros de cómo actuar en estas situaciones. Y es cierto, no puedes liderar de la misma manera virtualmente que cuando estás físicamente presente. La colaboración en equipos de trabajo virtual se vuelve más complicada y la comunicación se vuelve menos fluida cuando no se pueden ver cara a cara.

Después de haber gestionado equipos prácticamente en todo el mundo durante los últimos 15 años, creo que cometí todos los errores que hay que cometer. Como sueco, a veces me resulta difícil decirle a la gente qué hacer; quieres liderar por consenso y tomar decisiones juntos, y siempre trato de orientar al equipo de trabajo virtual hacia la decisión correcta, en lugar de imponer. Sin embargo, esto a menudo no es una estrategia efectiva cuando se trabaja de forma remota y, especialmente, cuando hay mucha incertidumbre. En estas situaciones, las personas buscan instrucciones y consejos claros, y mi enfoque a menudo me ha resultado frustrado por la falta de acción tomada y los equipos frustrados por la falta de dirección.

También a menudo he subestimado el flujo de comunicación en la organización. Cuando discutes las cosas con el equipo de dirección, esperas que puedan transmitir la información correcta a los miembros del equipo. Sin embargo, la realidad es que hay una gran caja negra entre uno mismo y los miembros del equipo. Esperas que hayan recibido la comunicación correcta a través de sus líderes, pero la mayoría de las veces, he visto que este no es el caso. A menudo esto sucede porque sus líderes a) no entendieron completamente el mensaje, b) no estaban de acuerdo con el mensaje), c) interpretaron el mensaje de manera diferente a lo que se pretendía, d) tenían diferentes prioridades en ese momento, e) simplemente no escucharon  f) no se fue lo suficientemente claro … y la lista de razones sigue y sigue.

 

Cuando éramos niños solíamos jugar un juego llamado Chinese Whispers. Es un juego para niños que comienza con el jugador 1 susurrando un mensaje al oído del jugador 2, que continúa susurrándole al jugador 3, y continúa hasta el último jugador que anunciará el mensaje que han escuchado a todo el grupo. No requiere muchos jugadores para que el mensaje cambie completamente el significado.

 

De manera similar, esto sucede mucho en el trabajo remoto. Sin el lenguaje corporal y el contacto visual, es difícil evaluar si un mensaje se recibió correctamente o no. Es bastante difícil en persona, pero sin encontrarse físicamente, aún más difícil. Además, para impulsar el cambio, debe repetir el mismo mensaje una y otra vez, pero eso podría empeorar si el mensaje original no se entiende correctamente.

En China durante los últimos 1,5 años, me he dado cuenta de que algunos líderes siguen un mensaje palabra por palabra cuando lo pretendía solo era dar una guía. También he visto lo contrario; alguna interpretación como una guía muy flexible cuando se trata de una regla o política difícil. Si bien esto ha variado de una oficina a otra, me ha dejado desconcertado sobre si algo se ha implementado bien o no. Y como puede ver, todavía estoy en un viaje para descubrir qué enfoque funciona mejor y cómo comunicarse mejor con los equipos de trabajo virtual. Es un viaje de aprendizaje para toda la vida.

 

Pero, ¿Qué hace que el equipo de trabajo virtual funcione?

La confianza en el equipo virtual es clave

Muchos líderes empresariales con los que he estado hablando últimamente han mencionado que les preocupa la productividad de los miembros de su equipo de trabajo virtual cuando trabajan desde casa. No confían en que los miembros de su equipo harán lo correcto si nadie los está monitoreando. Esto recuerda una cita que leí en alguna parte: si no confías en que tu gente trabaje desde casa, ¿por qué los contrataste en primer lugar?

Como gerente, siempre he confiado en los miembros de mi equipo desde el primer día que comenzamos a trabajar juntos hasta que me demuestren lo contrario. Esto ha tenido resultados positivos y negativos en el desempeño de mis equipos. La forma en que me gusta administrar es que proporciono una visión y dirección, y confío en mi equipo para determinar las acciones correctas para ayudarnos a lograr esta visión. Me veo como un guía y mentor y mi experiencia es que muchos disfrutan de esta libertad y se desempeñan mejor cuando se les da esta confianza. Sin embargo, muchas personas también quedan paralizadas por la indecisión cuando se les da esta libertad, y como líder, hay que identificar esto temprano y ayudarlos, a menudo brindando instrucciones paso a paso. Hasta que no lo hagas, no funcionarán al nivel que esperas.

Trabajando virtualmente, esto es aún más difícil de hacer. ¿Cómo identificas quién necesita más apoyo? Es difícil lograr que la gente hable en las reuniones normales. En las reuniones virtuales es lo mismo, pero con el desafío adicional de que incluso puedes ver si las personas prestan atención o incluso escuchan. Creo que todos hemos sido parte de reuniones virtuales cuando nuestras mentes comenzaron a flotar, o recibimos un mensaje en nuestro teléfono y hemos prestado atención a responder a ese mensaje, y dejamos de escuchar. Seamos honestos, muy pocas reuniones virtuales durante 30 minutos son efectivas.

Y creo que tenemos que ser realistas. Sí, cuando las personas trabajan en casa, tendrán distracciones (especialmente ahora cuando los niños de todos están en casa sin colegio), pero en comparación, tampoco tienen que viajar 2 horas al día, y no tienen colegas que interrumpan cada 5 minutos y otras distracciones de oficina.

El mundo está cambiando

Hay muchos países y empresas en todo el mundo que han adoptado el trabajo virtual durante la última década. En los EE. UU., es común que el personal trabaje desde casa, y también se está volviendo cada vez más común en Europa. La nueva generación que se une a la fuerza laboral es nativa digital. Para ellos, comunicarse prácticamente es todo lo que han conocido. Entonces, el trabajo virtual no es algo temporal que acabamos de enfrentar debido al Coronavirus, es el futuro inevitable.

Como líderes, nos enfrentamos a una situación laboral en la que la libertad de elegir dónde y cuándo trabajar son opciones importantes al elegir empleados. Muchos de ellos buscan el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el respeto, una cultura solidaria, no solo el  dinero. Como compañías, debemos permitir cierto grado de esto si queremos seguir atrayendo talentos y mantenerlos motivados.

Superar los desafíos del trabajo virtual y hacer que funcionen 

Personalmente, creo que se reduce a unos pocos principios simples cuando  gestionas equipos de trabajo virtual:

  • Tener una visión clara de a dónde quieres ir
  • Asegurarse de que todos entiendan su papel en esta visión: usar la comunicación escrita para hacer un seguimiento de la comunicación verbal
  • Confiar en las personas para completar los objetivos que establezca, pero asegurándose de ayudar a las personas que están ‘perdidas’ y explicar claramente lo que debe hacerse.
  • No contactar a las personas con demasiada frecuencia, descubrí que es lo único que mata la motivación, pero establezca reuniones virtuales regulares para compartir actualizaciones. Asegúrate de que éstas sean breves.
  • Adoptar nuevas ideas; diferente situación de trabajo trae diferentes soluciones de trabajo.

Abrazando lo inevitable

Durante las últimas semanas trabajando de forma remota con nuestro equipo de China, he visto florecer la creatividad de las personas. Muchas de las iniciativas que hemos lanzado en las últimas semanas se deben al ingenio e impulso de los miembros individuales del equipo. Nunca deja de sorprenderme cómo un desafío a menudo saca lo mejor de las personas, y si confiamos en nuestros equipos para superar el desafío, lo más probable es que lo hagan.

Entonces, si bien trabajar virtualmente no es la respuesta a todo, si lo acepta cuando lo enfrenta y lidera con confianza, puede desbloquear nuevas habilidades para ayudarlo a llevar su negocio a nuevos niveles. Estoy seguro de que lo tenemos.

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